Darbuotojas vykdo šias funkcijas:
1. įveda į informacinę dokumentų valdymo sistemą (toliau – IVS) Savivaldybės mero, Savivaldybės administracijos direktoriaus, pavaduotojų užduotis pagal gautus jiems adresuotus juridinių asmenų ir vidaus dokumentus, paskirsto dokumentus vykdytojams;
2. Klaipėdos miesto savivaldybės administracijos direktoriaus vyriausiųjų patarėjų nurodymu organizuoja ir protokoluoja jų inicijuojamus pasitarimus, informuoja apie gautus pranešimus, primena būtinus darbus, tvarko užduočių vykdymą IVS;
3. pavedus protokoluoja Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu sudarytų komisijų posėdžius (jeigu įsakymu nėra paskirtas kitas komisijos sekretorius);
4. išsiunčia Savivaldybės ar Savivaldybės administracijos vadovų pasirašytą korespondenciją ir siuntas paštu ar per kurjerį;
5. registruoja Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymus ir mero potvarkius;
6. pateikia Savivaldybės mero potvarkių, Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymų veiklos klausimais kopijas Vyriausybės atstovui apskrityje;
7. pagal pavestas skyriaus sritis registruoja mokėjimo dokumentus, ruošia mokėjimo lydraščius ir teikia dokumentus apmokėjimui;
8. pavaduoja Bendrojo skyriaus vyriausiąjį sekretorių referentą jo kasmetinių atostogų, laikino nedarbingumo laikotarpiu;
9. konsultuoja už dokumentų tvarkymą ir apskaitą atsakingus darbuotojus veiklos, dokumentų rengimo, tvarkymo ir valdymo klausimais;
10. teikia siūlymus dėl dokumentų valdymo ir apskaitos tobulinimo;
11. vykdo kitus skyriaus vedėjo nenuolatinio pobūdžio pavedimus, kad būtų įgyvendintos skyriui priskirtos funkcijos.
Specialūs reikalavimai:
1. būtinas ne žemesnis kaip aukštesnysis išsilavinimas, įgytas iki 2009 metų, ar specialusis vidurinis išsilavinimas, įgytas iki 1995 metų;
2. turi būti susipažinęs su Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais vietos savivaldą, dokumentų rengimą, Savivaldybės tarybos veiklos reglamentu, Savivaldybės administracijos ir skyriaus nuostatais bei šiuo pareigybės aprašymu;
3. mokėti rusų, anglų arba vokiečių kalbą pažengusio vartotojo lygmens B1 lygiu;
4. gebėti dirbti „Microsoft Office“ programų paketu;
5. gebėti valdyti, kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją ir rengti išvadas, gebėti sklandžiai dėstyti mintis žodžiu ir raštu;
6. išmanyti Lietuvos Respublikos teisės aktus, reglamentuojančius dokumentų tvarkymą ir apskaitą.